วิธีทำให้งานประจำเป็นอัตโนมัติด้วย Microsoft Power Automate

ระบบอัตโนมัติโดยใช้บริการคลาวด์เป็นแนวคิดที่ค่อนข้างใหม่ คนส่วนใหญ่ไม่ตระหนักถึงข้อดีของการประหยัดเวลาในการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ แม้ว่าผู้คนจะตระหนักถึงประโยชน์ของบริการคลาวด์ แต่กระบวนการเรียนรู้ที่ซับซ้อนก็อาจดูน่ากลัวได้

Microsoft Power Automate (เดิมชื่อ Microsoft Flow) เป็นบริการระบบคลาวด์ที่มุ่งลดความซับซ้อนของกระบวนการอัตโนมัติ หากคุณไม่มีทักษะการเขียนโปรแกรมและต้องการใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติบนคลาวด์ Microsoft Power Automate คือจุดเริ่มต้นที่สมบูรณ์แบบ

Microsoft Power Automate คืออะไร

Microsoft Power Automate เป็นบริการบนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ สมมติว่าคุณมีงานประจำวันในการตรวจสอบอีเมลจากผู้จัดการของคุณ มันง่ายที่จะลืมงานง่ายๆ นี้ เมื่อใช้ Microsoft Power Automate คุณสามารถจัดกำหนดการการแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบอีเมลจากผู้จัดการของคุณในช่วงเวลาหนึ่งได้

ยังมีเวิร์กโฟลว์อื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ รวมถึงกระบวนการทางธุรกิจการรวบรวมข้อมูลที่ซับซ้อน กล่าวอีกนัยหนึ่ง Microsoft Power Automate เป็นมากกว่าตัวกำหนดเวลางานธรรมดา นี่คือบริการคลาวด์ที่ปลอดภัยที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงธุรกิจของคุณได้

Microsoft Power Automate ทำงานอย่างไร

Microsoft Power Automate ใช้ประโยชน์จากระบบคลาวด์เพื่อเรียกใช้ชุดการดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การดำเนินการมีตั้งแต่การส่งอีเมลไปจนถึงการรวบรวมข้อมูลจากบริการของบุคคลที่สาม เช่น Twitter สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติด้วย Power Automate คือคุณไม่จำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนโค้ด

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ได้ 3 ประเภทใน Power Automate:

1. เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะทำงานทุกครั้งที่มีเหตุการณ์เฉพาะเกิดขึ้น

2. เวิร์กโฟลว์ตามกำหนดการที่คุณกำหนดเวลาให้ทำงานในเวลาที่กำหนด

3. ปุ่มเวิร์กโฟลว์ที่คุณเปิดใช้งานโดยการกดปุ่ม

เมื่อคุณเปิดโฮมเพจ Power Automate เป็นครั้งแรก คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีของคุณ หากคุณมีบัญชี Office 365 อยู่แล้ว คุณสามารถไปที่การสร้างโฟลว์ได้โดยตรง หากคุณยังไม่มีบัญชี คลิกทดลองใช้ฟรีที่มุมขวาบน

คุณสามารถใช้ Power Automate จากภายในเว็บเบราว์เซอร์ แอปเดสก์ท็อป และแอปมือถือ แม้ว่าแอปเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์จะเท่ากันในชุดฟีเจอร์ แต่แอปมือถือก็มีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด

กรุณาลงทะเบียนโดยใช้ที่อยู่อีเมลของคุณ หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว คุณจะพบเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายแบบในหน้าแรก

ตัวอย่างเช่น ในหน้าแรก คุณสามารถดูกำหนดเวลาการประชุมกับผู้ส่งข้อความได้ ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมกับใครก็ตามที่ส่งข้อความถึงคุณบน Microsoft Teams

ตัวเลือกกำหนดเวลาการประชุมกับผู้ส่งข้อความ

คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตโฟลว์แบบกำหนดเองได้ การสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองใน Power Automate ต้องใช้ทักษะการเขียนโค้ดเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถใช้การดำเนินการที่ทำไว้ล่วงหน้าเพื่อตั้งโปรแกรมฟังก์ชันการทำงานที่คุณต้องการได้

Microsoft Power Automate เป็นบริการฟรีสำหรับผู้ที่ต้องการใช้สำหรับเวิร์กโฟลว์ง่ายๆ เมื่อคุณใช้งานฟรี คุณจะได้รับการเรียกใช้และการเรียก API ในจำนวนจำกัดในแต่ละเดือน นอกจากนี้คุณยังไม่สามารถเข้าถึงตัวเชื่อมต่อระดับพรีเมียมที่คุณสามารถใช้เพื่อดึงข้อมูลจากแอปของบุคคลที่สามได้

• ดาวน์โหลด Microsoft Power Automate Desktop (ฟรี)

ทำงานอัตโนมัติใน Power Automate ด้วยเทมเพลตในตัว

Microsoft Power Automate ทำให้งานทั่วไป เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมล เหตุการณ์สำคัญ และการรวบรวมข้อมูลเป็นอัตโนมัติเป็นเรื่องง่าย มาเรียนรู้วิธีทำให้เวิร์กโฟลว์ทั่วไปบางอย่างเป็นอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายใน Power Automate!

ส่งอีเมลทุกครั้งที่ทวีตใหม่ใช้คำสำคัญ

สมมติว่าคุณดำเนินธุรกิจขายฮาร์ดแวร์สำหรับเล่นเกม เช่นกราฟิกการ์ด โดยปกติแล้ว คุณต้องการกำหนดเป้าหมาย ไปยังผู้ที่ต้องการซื้อGPUดังนั้นคุณจะจับตาดูลูกค้าที่สนใจฮาร์ดแวร์สำหรับเล่นเกม วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการติดตามคำหลักบางคำที่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

บนโฮมเพจ Power Automate ใช้กล่องค้นหาและค้นหา“Twitter"คลิกส่งอีเมลสำหรับทวีตใหม่เกี่ยวกับคำสำคัญบางคำเชื่อมต่อบัญชี Twitter ของคุณโดยคลิก เครื่องหมาย +และป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณ การคลิกดำเนินการต่อจะนำคุณไปที่ หน้าจอการปรับแต่งกระบวนการ

การคลิกดำเนินการต่อจะนำคุณไปยังหน้าจอการปรับแต่งกระบวนการ

ปรับแต่งกระบวนการด้วยข้อมูลที่เหมาะสมในช่องที่ให้ไว้:

• ใน กล่อง เมื่อมีทวีตใหม่ปรากฏขึ้นให้ป้อนคำที่คุณต้องการค้นหา
• ใน กล่อง รับผู้ใช้ ให้ป้อนชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการตรวจสอบ
• ใน กล่อง ส่งอีเมลให้ป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งอีเมลไป
• คลิกบันทึกและคุณได้สร้างกระบวนการสำเร็จแล้ว

ปรับแต่งกระบวนการด้วยข้อมูลที่ถูกต้องในช่องต่างๆ

บันทึกไฟล์แนบอีเมลไปยัง OneDrive

การลบอีเมลเก่ามาพร้อมกับความเสี่ยงที่จะสูญเสียไฟล์แนบอีเมลที่สำคัญ เช่น สัญญา เมื่อใช้ Microsoft Power Automate คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อบันทึกสิ่งที่แนบมาใหม่ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ของคุณโดยอัตโนมัติ

ค้นหา"OneDrive"โดยใช้ช่องค้นหาแล้วคลิกบันทึกไฟล์แนบอีเมล Outlook.com ไปยัง OneDrive ของคุณ จากนั้นป้อนอีเมลและข้อมูลประจำตัว OneDrive ของคุณ คลิกสร้างโฟลว์เพื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เมื่อคุณสร้างกระบวนการแล้ว คุณจะเห็นหน้าจอที่คุณสามารถจัดการได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบ แก้ไข และดูประวัติของกระบวนการปัจจุบันของคุณได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเผยแพร่กระบวนการเป็นเทมเพลตได้ด้วยการคลิกส่งเป็นเทมเพลต

เผยแพร่กระบวนการเป็นเทมเพลต

• เครื่องมือทำงานอัตโนมัติบน Windows 10

สร้างงานแบบกำหนดเองใน Power Automate

เวิร์กโฟลว์จากเทมเพลตที่มีอยู่ทำให้งานหลายอย่างง่ายขึ้น แต่ก็มีข้อจำกัดบ้างเช่นกัน มีสถานการณ์ต่างๆ มากมายที่คุณต้องการทำงานอัตโนมัติโดยไม่มีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณสามารถสร้างกระบวนการของคุณเองได้

สร้างโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อส่งคำอวยพรวันเกิดให้ใครบางคนในแต่ละปี โดยคลิกสร้างในแถบด้านข้างทางซ้าย ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าจอการสร้างกระบวนการ ซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทของกระบวนการที่คุณต้องการสร้างได้

เนื่องจากคุณต้องการส่งคำอวยพรวันเกิด มันจะเป็นกระบวนการที่กำหนดไว้ซึ่งจะดำเนินการในวันที่กำหนด ดังนั้นคลิกที่ Scheduled Cloud Flow

คลิก Cloud Flow ที่กำหนดเวลาไว้

หน้าจอจะปรากฏขึ้นโดยคุณจะต้องตั้งชื่อกระบวนการ วันที่เริ่มต้น และรอบการทำซ้ำ ดังนั้นให้ตั้งชื่อกระบวนการที่คุณต้องการและป้อนวันที่ที่คุณต้องการให้ทำงาน ป้อน12ในทำซ้ำทุกๆและเลือกเดือนจากรายการแบบเลื่อนลง

คลิกสร้าง

คลิกสร้าง

เมื่ออยู่บนหน้าจอใหม่ คลิก+ ขั้นตอนใหม่แล้วเลือกส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยค้นหา"อีเมล"หรือเลื่อนลง

เลือกส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล

ป้อนรายละเอียดอีเมลแล้วคลิกบันทึก

กรอกรายละเอียดอีเมล