วิธีสำรองอีเมล Outlook โดยใช้ File History บน Windows 10

คุณควรสำรองข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นประจำ หากคุณใช้Outlookในการจัดการอีเมล คุณจะต้องเก็บข้อมูลในอีเมลสำรองไว้ด้วย มิฉะนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียอีเมล รายชื่อติดต่อ งาน และอื่นๆ

Windows 10 มียูทิลิตี้สำรองข้อมูลในตัวที่เรียกว่า File History บทความนี้จะแสดงวิธีใช้ File History เพื่อสร้างสำเนาไฟล์ Outlook และยังเน้นข้อผิดพลาดบางประการที่คุณต้องหลีกเลี่ยงอีกด้วย

วิธีสำรองอีเมล Outlook โดยใช้ File History บน Windows 10

• วิธีการใช้งานประวัติไฟล์
  • เลือกไดรฟ์สำรอง
  • ตั้งค่าความถี่ในการสำรองข้อมูล
  • เลือกโฟลเดอร์ที่จะสำรองข้อมูล
• ประวัติไฟล์และ Outlook
• การแทนที่ประวัติไฟล์

วิธีการใช้งานประวัติไฟล์

แม้ว่าจะมีโปรแกรมของบริษัทอื่นที่มีคุณสมบัติหลากหลายมากกว่า แต่File Historyนั้นมีอยู่ในWindows 10และจะช่วยให้คุณสามารถสำรองไฟล์ของคุณไปยังไดรฟ์อื่นได้ จากนั้นคุณสามารถกู้คืนได้หากไฟล์ต้นฉบับถูกลบออกไป

ในการเริ่มต้นให้กดปุ่ม Windows + Iเพื่อเปิดการตั้งค่าไปที่การอัปเดตและความปลอดภัย > การสำรองข้อมูล

เลือกไดรฟ์สำรอง

คุณ จะเห็น ตัวเลือกเพิ่มไดรฟ์คลิกที่นี่เพื่อเลือกไดรฟ์ที่คุณต้องการสำรองไฟล์ของคุณ

หากเป็นไปได้ คุณจะพบว่าคุณสามารถเลือกไดรฟ์อื่นๆ ภายในระบบได้ อย่างไรก็ตาม การใช้ไดรฟ์ภายนอกมีความเหมาะสมมากกว่า เนื่องจากหากมีสิ่งใดเกิดขึ้นกับคอมพิวเตอร์ของคุณ ก็มีโอกาสที่ไดรฟ์ภายนอกจะไม่ได้รับผลกระทบ อีกทั้งยังทำให้การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบทำได้ง่ายขึ้น

หากคุณไม่เห็นตัวเลือกให้เพิ่มไดรฟ์ แสดงว่าได้เลือกไดรฟ์แล้ว คลิก ตัวเลือก เพิ่มเติมเพื่อค้นหาไดรฟ์นั้น ในบรรทัดที่ขึ้นต้นด้วยTotal space on หากไม่ใช่ไดรฟ์ที่คุณต้องการ ให้เลื่อนลงแล้วคลิกหยุดใช้ไดรฟ์ กลับไปที่หน้าก่อนหน้าและปฏิบัติตามคำแนะนำด้านบน

เมื่อคุณเลือกไดรฟ์แล้วประวัติไฟล์จะถูกเปิดโดยอัตโนมัติ ถ้าไม่เช่นนั้น ให้เปลี่ยนการสำรองข้อมูลไฟล์ของฉันโดยอัตโนมัติ เป็น สถานะเปิด

ตั้งค่าความถี่ในการสำรองข้อมูล

เมื่อเลือกไดรฟ์แล้ว คุณจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความถี่ของประวัติไฟล์

เมนูสำรองไฟล์ของฉันถูกตั้งค่าเป็นทุกชั่วโมงตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเวลานี้เป็นช่วงเวลาอื่นหรือรายวันก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการอัพเดตข้อมูลสำรองของคุณอย่างไร

เมนูเก็บข้อมูลสำรองของฉันจะกำหนดระยะเวลาจนกว่าข้อมูลสำรองของคุณจะถูกลบออกจากไดรฟ์โดย ค่าเริ่มต้น จะมีการตั้งค่าให้เก็บไว้ตลอดไปแต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นช่วงเวลารายเดือนหรือรายปีที่แตกต่างกันได้ นอกจากนี้ จำเป็นต้องใช้ตัวเลือก จนกว่าพื้นที่ว่างเพื่อลบไฟล์เมื่อไดรฟ์เต็มเท่านั้น

เลือกโฟลเดอร์ที่จะสำรองข้อมูล

ต่อไปก็ถึงเวลาเลือกสิ่งที่คุณต้องการสำรองข้อมูล หากคุณอยู่ในหน้าการสำรองข้อมูลหลัก ให้คลิกเพิ่มเติม

มีส่วนในหน้านี้เรียกว่าสำรองข้อมูลโฟลเดอร์เหล่านี้ ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์ต่างๆ จะรวมอยู่ในบัญชีผู้ใช้ของคุณ เช่น ดาวน์โหลด เอกสาร รูปภาพ และอื่นๆ

หากคุณต้องการสำรองข้อมูลหนึ่งในโฟลเดอร์เหล่านี้ โปรดดูบทความ: คำแนะนำในการใช้ประวัติไฟล์เพื่อสำรองและกู้คืนข้อมูล

ไฟล์ Outlook ของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์ C:\Users\NAME\Documents\Outlookดังนั้นจึงรวมไว้โดยอัตโนมัติ

คลิกเพิ่มโฟลเดอร์จากนั้น คุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ Outlook ในเอกสารและเลือกเลือกโฟลเดอร์นี้

หากต้องการลบโฟลเดอร์ออกจากรายการ เพียงเลือกโฟลเดอร์นั้นแล้วคลิกลบ

คุณยังสามารถแยกโฟลเดอร์ออกจากข้อมูลสำรองได้ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการสำรองข้อมูลโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก และมีบางโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแยกออก

เลื่อนไปที่ ส่วน ยกเว้นโฟลเดอร์เหล่านี้แล้วคลิกเพิ่มโฟลเดอร์เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการยกเว้น จากนั้นคลิกเลือกโฟลเดอร์นี้

ประวัติไฟล์และ Outlook

ก่อนที่จะใช้ประวัติไฟล์เพื่อสำรองไฟล์ Outlook มีบางสิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อน

ประวัติไฟล์จะสำรองเฉพาะไฟล์ที่ไม่ได้ใช้งานในขณะที่ทำงานเท่านั้น นั่นหมายความว่าหากคุณเปิด Outlook ไฟล์ของคุณจะไม่ได้รับการสำรอง

ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ Outlook ของคุณได้รับการสำรองไว้คือการปิดโปรแกรมในขณะที่ประวัติไฟล์กำลังทำงานอยู่หรือตั้งค่าความถี่ให้บ่อยพอที่จะตรวจจับทุกอย่าง (ดูการตั้งค่าความถี่ในการสำรองข้อมูลด้านบน)

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องปกติที่ไฟล์ Outlook จะมีขนาดไม่เกินกิกะไบต์

File History ไม่ได้จัดการการสำรองข้อมูลด้วยวิธีที่ชาญฉลาดเป็นพิเศษ แม้ว่ายูทิลิตี้บางตัวจะสำรองข้อมูลเพิ่มขึ้น โดยจะอัปเดตเฉพาะไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่การสแกนครั้งล่าสุดและการลบไฟล์เก่า แต่ File History จะไม่ทำเช่นนั้น

ประวัติไฟล์จะแจ้งให้ทราบว่าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงและสำรองไฟล์ทั้งหมดอีกครั้ง หากไฟล์ Outlook ของคุณใหญ่เกินไป พื้นที่ในไดรฟ์ของคุณจะหมดในไม่ช้า เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้ติดตั้ง File History เพื่อสำรองข้อมูลไว้จนกว่าไดรฟ์จะเต็ม

นอกจากนี้ คุณสามารถไปที่การตั้งค่า > การอัปเดตและความปลอดภัย > การสำรองข้อมูล > ตัวเลือกเพิ่มเติม > ดูการตั้งค่าขั้นสูง > การตั้งค่าขั้นสูง > ล้างข้อมูลเวอร์ชันได้ เป็นระยะ ๆ

ที่นี่คุณสามารถลบข้อมูลสำรองของคุณตามวันที่สร้างขึ้นได้ ใช้ เมนู ลบไฟล์ตั้งค่าเป็นทั้งหมด ยกเว้นเมนูล่าสุดแล้วคลิกล้างข้อมูล

การแทนที่ประวัติไฟล์

หากคุณเพียงต้องการวิธีสำรองข้อมูล Outlook โดยอัตโนมัติและประวัติไฟล์ไม่ได้ผล โปรดดูบทความ: คำแนะนำเกี่ยวกับ 4 วิธีง่ายๆ ในการสำรองข้อมูล Outlook

บทความนี้จะแสดงวิธีใช้ Outlook เพื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติซึ่งคุณสามารถจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ภายนอกได้

ไฟล์เก็บถาวรที่อัปเดตอย่างต่อเนื่องนี้สามารถทำงานได้เมื่อคุณเปิด Outlook ดังนั้นจึงเป็นทางเลือกที่ดีหากวิธีการข้างต้นประสบปัญหา

โดยทำตามคำแนะนำข้างต้น คุณจะมั่นใจได้ว่าไฟล์ Outlook ของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย โปรดจำไว้ว่าการสำรองข้อมูลอาจดูเหมือนไม่สำคัญจนกว่าคุณจะสูญเสียข้อมูล เมื่อถึงจุดนั้น คุณจะต้องสำรองข้อมูลของคุณอยู่เสมอ ดังนั้นทำตั้งแต่วันนี้เพื่อปกป้องตัวคุณเอง

ขอให้โชคดี!

ดูเพิ่มเติม:

• คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนพื้นฐานในการสำรองข้อมูล Outlook
• การสำรองข้อมูลใน Outlook Express นั้นง่ายกว่า
• สำรองและกู้คืนลายเซ็นใน Outlook 2013